제안서 작성 요령

1 . 제안서란 ?

제안서는 사업계획서와 마찬가지로 사업을 하기 위해 제안하는 문서입니다 . 제안서는 고객에게 자신의 사업계획을 명확하게 설명할 수 있어야 합니다 . 제안서의 일반적인 사항은 사업계획서와 동일한 경우가 많습니다 . 대개 제안요청서에 맞추어 작성을 하게 되지만 회사소개를 포함한 사업계획서는 제안서의 화두를 장식하게 됩니다 .

다시말해 사업계획서를 통한 홍보 , 인지도 확립을 한 후 제안서를 내는 것이죠 . 이것은 각기 다른 세부사항에 따라 재작성되는 맞춤형 사업계획서입니다 .

2 . 제안서의 작성 단계

(1) 제안 요청서에 의한 기준 및 소정양식이 있는지 미리 확인한다 .

(2) 제안서의 기본방향을 설정한다 . 이때 제안요청서에서 제시된 방침이 있을 경우에는 그 방침에 따라 기본방향을 설정한다 .

(3) 제안서의 작성 계획 및 일정을 수립한다 .

(4) 제안서 작성에 직접 필요한 정보와 자료 , 첨부서류 등을 준비한다 .

(5) 작성해야할 제안서의 형태를 구상한다 .

(6) 제안서를 작성 및 편집한다 .

(7) 발주기관에 제출한다 .

3 . 제안서의 작성원칙

(1) 보편성 (universality)

작성된 제안서를 누가 읽어보더라도 제시된 내용들을 이해할 수있을 뿐 아니라 수긍할 수 있도록 작성하여야 함을 말한다 .

(2) 현실성 (Reality)

실현 가능한 제안이 되어져야 한다는 것이다 . 우선 프로젝트를 수주하는데 혈안이 되어 허황되거나 실현 가능성이 없는 제안을 하여 향후 신뢰성을 잃지 않도록 해야 한다는 것이다 .

(3) 구체성 (concreteness)

전체적인 각 항목들이 유기적으로 연계되어지도록 작성되어야 하며 제안요청서에서 제시한 항목들이 빠짐없이 구비되어 있어야 한다는 것이다

4 . 제안서의 작성 요령

(1) 제안서의 구조를 명쾌하고 논리적으로 만든다 .

(2) 깨끗하고 산뜻하게 만든다 .

(3) 오자나 탈자가 없어야 한다 .

(4) 프로다우면서 친절한 문체를 사용한다 . 프로의 경계를 넘지 않는 선에서 편안한 문체를 사용한다 .

(5) 제안서에는 새로운 것을 포함시키지 않는다 .

(6) 제안서를 읽게 될 고객의 상황을 고려하여 작성한다 . 경영자 . 기술자 ......

(7) 제출하기 전에 충분히 재검토한다 .

제안서 작성에 있어서 짚어 보아야할 포인트
1 . 고객에게 꿈을 갖게 하는 기획제안서 작성

기획제안서는 드라마로 치면 시나리오이다 . 따라서 기획제안서에는 꿈이나 즐거움 등 고객의 흥미를 끌 만한 것이 담겨져 있어야 하고 , 스토리가 단순하고 명쾌해야 한다 .

즉 금전적으로 이익을 얻느냐의 여부가 큰 문제이지만 , 그 이전에 고객에게 꿈을 갖게 하는 것도 기획제안서를 작성하는 데 있어서 중요하다 .

상품기획을 위해서 시장조사가 중요한 것과 마찬가지로 고객에 대한 히어링이 기획제안서를 작성하는 이상으로 중요하다 . 그리고 기획제안을 하기 전에 담당자가 고객의 요망사항을 끌어내어 정리해 두는 것이 중요하다 .

2 . 경로 차트 작성

고객에게 기획제안서를 이해시키기 위해서는 우선 기획제안서 전체가 어떤 흐름으로 되어 있고 , 어떤 절차로 이루어져 있는지를 명확히 이해 할 수 있는 경로 차트를 작성한다 . 경로 차트 작성시 포인트는 주가 되눈는 경로는 원칙적으로 위에서 아래로 , 좌에서 우로의 흐름으로 묘사하고 , 강조하고자 하는 경로의 화살표를 트고 굵게 하는 것이다 .

3 . 그래프화

수치적인 것 , 특히 비율이나 경향 ( 증감율 변화의 흐름 ) 을 설명하는 경우에는 고객이 이해하기 쉽도록 가능한 그래프화하기 바란다 . 그래프에도 여러 종류가 있으므로 어떤 그래프가 가장 설명하기 쉬운 것인가를 항상 생각해 두어야 한다 .

4 . 그림이나 도표를 사용하여 표현방법 고안

수치나 방법 등은 가능한 시각적으로 표현하자 . 특히 수치가 많은 것이나 방법이 뒤얽혀 있는 것 , 기능이 복잡한 것을 설명할 때는 그림이나 도표로 치환될 수 없는지를 검토할 필요가 있다 . 그러나 외국인에게 프리젠테이션하는 경우에는 지적수준이 낮은 것으로 간주될 수도 있으므로 주의하는 것이 좋다 .

5 . 신문이나 잡지의 사진 사용

그림이나 말로 표현할 수 없는 이미지는 다른 실제 시설에서 이미지가 맞는 것이 있을 경우 , 그 사진 등을 사용하여 공통의 이미지를 갖도록 하면 좋다 . 잡지의 그라비어 (gravure) 나 사진집 등을 평상시부터 수집해 두는 것이다 . 또한 사회현상이나 신산업 등의 뉴스 기사도 오려내어 보관해 두었다가 필요할 때 사용하면 그 현상 자체가 현실인만큼 설득력이 있다 .

6 . 각 항목의 포인트는 3 가지로 집약

각 항목의 포인트는 3 가지로 좁히기 바란다 . 기획제안서를 보는 측도 1 가지 일에 대해서 한번에 기억할 수있는 것은 3 가지로 , 그 이상이 되면 기억이 엷어지므로 너무 많은 특징을 설명하는 것은 좋은 방법이 할 수 없다 . 왕관 속의 3 개의 진주보다 모래사장 위의 3 개의 진주 쪽이 훨씬 아름답다는 비유거 기획제안서에도 해당된다고 할 수 있을 것이다 .

7 . 각 항목의 끝에는 " 정리 "

기획제안서에서 자주 눈에 띄는 것은 " 조사를 했습니다 " 그리고 " 그 결과는 이렇습니다 " 라는 식으로 ,"결국 그래서 무엇인가 " 하는 가장 중요한 부분이 애매한 채로 " 이번에 이러한 제안을 했습니다 " 라고 결과만이 제시된다 .

한국인은 detail 이 뛰어난 데 반에 summary 가 약하다고 한다 . 조사 자료가 많은데 비해 그에 대한 정리가 약한 것이다 . 그것을 피하기 위해서는 각 항목의 끝에 " 정리 " 를 반드시 쓰도록 한다 . " 정리 " 만을 통독하고 전체를 이해할 수 있도록 하는 것이 좋다 . 이렇게 하면 기획제안서를 정리하는 능력을 기르는데 반드시 도움이 될 것이다 .

8 . 여백의 필요

문자가 꽉 채워진 10 페이지보다 각 페이지가 깔끔하게 정돈되고 여백도 충분히 있는 30 페이지 쪽이 인상이 좋다 . 따라서 항목이 바뀔 때마다 여백이 있었다 해도 페이지를 바꿔주기 바란다 .

기획제안서를 제출하는 단계는 실행서가 아니므로 변경이나 부가해야할 요소가 여전히 많다 . 자칫하면 제안자측의 생각이 중심이 되어 사업자측의 생각을 충분히 반영하지 못하는 경우가 많을 수가 있다 . 그런 점에서 여백을 만들어 사업자측의 생각을 부가할 수 있도록 하는 편이 좋다 .

9 . 쉬운 표현 사용

기획내용에 따라 다르겠지만 , 하나를 설명하기 위해서 딱딱한 문장은 되도록 피하기 바란다 . 왜냐하면 기획제안의 단계에서는 읽는 사람에게 기획내용을 이해시키는 것보다 우선 이미지를 갖도록 하는 것이 중요하기 때문이다 .

따라서 기획제안한 건축물레 대해서도 이미지상 포착하기 쉬운 표현을 쓰는 것이 좋다 .

10. 이미지의 통일

기획제안서는 일반적으로 수십 페이지가 되는 경우가 많다 . 그런 경우 가장 주의해야 할 점이 이미지 통일이다 . 각 포인트에 대해서 다양하게 고안하여 작성했더라도 전체적으로 봤을 때 , 통일된 이미지로 만들어져 있지 않다면 효과는 반감되어 버린다 .

우선 layout 을 통일하는 것이다 . 심볼 마크나 아름답게 디자인된 서체로 번호를 매기는 것도 효과적이다 .

즉 기획제안서를 쭉 넘겨봤을 때 , 전체가 유기적으로 결합되어 있는 것터럼 보이는 것이 좋다 . 그렇게 함으로써 보기 쉽고 읽기 쉬운 , 즉 이해되기 쉬우면서 이미지화되어 인상에 남는 기획제안서가 된다 .

제안서의 구성체계

1 . 개 요

(1) 서론 또는 도입부

프로젝트에 대한 당사의 진행방향 및 형태를 언급하고 해결방안을 제시하기 위하여 제출한다고 기술한다 .

(2) 배 경

① 고객이 생각하는 가정들과 기타 프로젝트에 대한 일반적인 사실을 재서술 한다 .

② 프로젝트에 대한 한정된 설명에 국한하지 말고 관련 사업 및 관련 업종에 대한 개략적인 환경분석과 프로젝트의 필요성을 기술한다 .

③ 공공기관 및 전문기관의 통계자료를 근거로 작성하는 것이 좋다 .

④ 상황분석에 대한 재확신을 시켜준다 .

⑤ 고객의 가정이 옳지 않을 경우에는 제안서를 제출하기 전에 지적해 주어야 한다 .

⑥ 고객의 가정에 대한 수용과 프로젝트의 거부에 대한 선택 시 거절하고자 하는 경우 가능한 한 정중하고 요령 있게 거절해야 한다 .

(3) 목 적

① 고객에게 집중해야 할 프로젝트에 대하여 구체적이고 정확하게 기술해야 한다 .( 기획시스템의 검증 , 서면조사보고서 , 재무제표
    분석 , 개선방안의 제시 ......)

② 고객과의 면담을 통해 제기된 문제의 서술과 주제에 대한 올바른 이해

③ 고객의 문제를 명확하게 해주는 기능

2 . 일반현황

(1) 회사의 조직 및 인원 구성

(2) 주요사업의 내용

(3) 프로젝트의 수행실적

3. 수행 방법 및 과정

(1) 목표를 달성하기 위한 대체적인 방법론을 기술한다 .

(2) 방법론의 기술시 제안서를 읽을 대상을 고려한다 . 전문적인 언어의 사용 여부 등의 결정

(3) 선택한 방법의 장점을 보이는 것이 중요

(4) 데이터의 흐름도 (PERT 차트 )

(5) 프로젝트 제공과정의 일정표

(6) 최종 프로젝트의 완성 및 제출시기

(7) 비밀보장 및 책임에 대한 내용

4. 프로젝트 수행 담당인력의 이름과 프로필 배경 영역

(1) 경험과 역량의 기술

(2) 프로세계의 관행 , 윤리적 기술 등 일반적인 영역

(3) 이전에 수행했던 프로젝트의 언급 ( 고객들의 사전동의 )

(4) 담당인력의 적격성을 증명하는 내용

5. 잠재적인 문제점

(1) 잠재적인 문제점들에 대하여 서류에 명기하고 이에 대한 대처방안을 기술해 놓는다 .

(2) 잠재적인 문제점들을 빠뜨리거나 너무 몰두하지 않도록 한다 .

6. 완성품의 형태 및 사후관리

(1) 최종 완성품의 형태 - 리포트 , 스텝에 대한 교육 , 제공자료

(2) 내용 및 수량

(3) 종료일자의 표시

(4) 사후관리의 범위 및 방법

7. 프로젝트의 비용

(1) 가 격

① 고객의 요구가 없는 한 세분된 정보가 중요하지는 않다 .

② 최대한도 가격의 표시가 싫은 경우 최대 최소범위 가격의 표시

③ 고객에게 명확하게 전달되어 추후오해의 소지가 없도록 한다 .

(2) 구체적인 청구 방법 및 지급 방법

(3) 지급 시기 ( 계약금 , 중도금 , 잔금 , 작업진행정도에 따른 지급 등 ...

8. 예상결과

(1) 보다 구체적이고 확실한 것이 요구되고 있음 .

(2) 주요예상결과를 통하여 투자할만한 가치가 있다는 확신을 준다 .

(3) 실질적인 효과에 대하여 이해를 시킨다 .

(4) 실질적으로 제공할수 있는 것 이상의 약속이 있어서는 안된다 .

제안서에 포함되지 않아야 할 사항

 고객 및 고객조직에의 접근방법에 대한 아이디어

⇒ 이를 기록한 내부 노트 ( 기밀 ) 를 준비하며 다른 담당자의 업무수행에도 활용한다 .
 

1 . 고객조직에 관한 기밀정보

2 . 만났던 경영자의 이름과 이들에 대한 정보

3 . 부서들간의 관계 , 경영자의 스타일 , 문화적 가치와 규범에 대한 논평

4 . 컨설턴트에 대한 고객조직 구성원들의 다양한 태도와 프로젝트에 대한 반응들

5 . 내부 정보를 얻을 수 있는 최상의 정보원 (source) 과 믿을 수 없는 정보원에 관한 사항

6 . 컨설팅을 통해 다룰 문제에 관한 부가적인 논평과 데이터

7 . 확인된 다른 문제들 , 잠재적인 문제들 , 제안된 프로젝트에서 다루지 않고 있거나 고객과 논의되지 않았지만 향후 필요

    하다고 여겨지는 영역

8 . 고객에 대한 제안서에 사용되지 않았으나 수집되었던 유용한 정보들

9 . 프로젝트를 실행하게 될 운영팀에 대한 기타 제안사항들

IT 제안서 작성 프로세서와 기법

제안서는 일반적으로 어떠한 문제를 해결 또는 제안하기 위한 문서를 말하는데 , IT 업계에서는 영업이나 엔지니어들을 비롯하여 대다수의 사람들에게는 매우 중요한 업무 중 하나이다 . 최근에는 제안서 작성이 점점 중요한 요소로 인식되면서 그에 따른 부담이 가중되는 것도 사실이다 .

제안서 작성이 더욱 중요한 이유는 여러 가지가 있겠지만 IT 환경이 급변하면서 새로운 IT 트렌드와 제안업체의 기술수준 평가를 가늠하다 보니 예전의 가격중심과는 다르게 제안서의 비중이 높아지게 되었다 . 그렇다고 해서 영업의 중요성이 적어진 것이 아니라 오히려 수주를 위해서는 기술영업과 프로젝트 관리자와의 협업이라는 더욱 복잡한 영업 프로세스를 탄생시키게 된 것이다 .

1 . 제안서 작성 개요

제안이라고 해서 무조건 표준화된 형태의 제안서를 작성하는 것은 아니다 . 제안서의 형태는 프로젝트 성격에 따라 다르게 나타나는데 그 제안형태를 구분하면 아래의 표와 같다 . 그러나 최근 S/W 개발 형태가 예전의 형식과는 다르게 진화되고 있다 . Solution 과 Customizing 개발 + 기간업무 시스템 연계 + 웹 애플리케이션 개발 + 모바일 컴퓨팅 등 개발형태와 기술 트랜드에 따라 더욱 복잡해 지고 다양해지고 있다 .

■  제안형태에 따른 제안서 구분

구       분	형        태	설        명
H/W & S/W 납품형태	H/W, 네트워크장비 및S/W 납품	요청사항이 H/W 및 주변장치 일 경우
S/W 개발 형태	기간업무 ( 기존정보시스템 ) 개발	요청사항이 현재 시스템의 업무 개선 및 개발을 할 경우
솔루션과 커스터마이징 개발	요청사항이 솔루션S/W를 구매하고 그 기반 위에 개발을 할 경우	1
웹기반 애플리케이션 개발	웹기반의 기존 또는 새로운 업무를 개발할 경우	1
타 시스템 연계 개발	현재 시스템을 타 시스템과 연동하여 개발할 경우	1
복합형태	H/W + S/W + S/W 개발 + 기타	위 내용을 포함한 다양한 제안 형태

2 . 제안서 작성 프로세스

제안서 작성의 전체적인 프로세스는 영업 프로세서 안에 속한다 . 세로 항목은 팀영역 , 가로항목은 사전영업과 제안영역으로 구분되며 , 제안영역 안에는 제안작업 프로세스가 있다 .

위의 프로세스 중 특히 제안 작업의 단계는 크게 제안 전략수립 단계 , 제안 계획 단계 , 제안 작성 단계로 구분할 수 있는데 , 사전 영업부터 제안 전략회의 까지가 제안 전략 수립 단계이며 , 제안 작업은 제안계획 단계와 제안 작성 단계가 동시에 이루어 진다 .

■  제안프로세스 3단계

단       계	단계별 주요 활동	산   출   물
제안 전략 수립 단계	고객 및 RFP 분석 , 경쟁사 및 협력사 분석 , 가용자원 분석 , 제안전략 수립	RFP 요약 , 영업전략 회의록
제안 계획 단계	요구사항 분석 , 일정 , 제안조직 구성 ,제안마스터폼 작성 , 제안일정 , 라이브러리 활용 , 제안표준화	제안전략회의록 , 요구사항Checklist 제안마스터
제안 작성 단계	목차 , 표지 , 제안서 저작원본 , 제안 요약본 , 인쇄 및 제본 , 오타자 검색 및 수정	제안원본 , 제안 요약본

제안 작성 프로세스는 제안작성 일정과 제안 제안자 ( 제안 PM) 에 따라 제안서 품질에 상당한 영향을 준다 . 대부분의 SI 제안 형태는 복합형태가 많고 , 제안일정이 충분하지 않기 때문에 RFP( 제안요청서) 분석만으로 상당한 시간이 소요된다 . 이런 경우를 해결할 수 있는 방안은 두가지가 있는데 , 하나는 고객의 정보수집단계에서 제안 PM 을 선전하는 방식과 전략회의 단계에서 RFP( 제안요청서 ) 에 적합한 프로젝트 경험자를 제안 PM 으로 수행해야 하기 때문에 인력손실이라는 지적도 있다 .

■  제안서작성 다이어그램